Dlaczego warto przeanalizować polisę grupową raz do roku – i co się często wtedy odkrywa

Skąd w ogóle pomysł, żeby raz do roku przeanalizować polisę grupową

Gdy wchodzę do firm na Śląsku – od małych zakładów w okolicach Gliwic, po większe spółki w Katowicach – bardzo często słyszę:
„Panie Zbyszku, my już mamy ubezpieczenie grupowe, było zawarte parę lat temu, działa, ludzie płacą, wypłaty też się zdarzają, więc po co to ruszać?”

I ja rozumiem tę perspektywę. Jeśli coś „jakoś działa”, to ostatnią rzeczą, której chce dyrektor finansowy czy właściciel firmy, jest otwieranie kolejnego tematu do ogarnięcia. Problem w tym, żepolisa grupowa żyje razem z firmą, a firma w ciągu roku potrafi się zmienić bardziej niż OWU w szufladzie.

Z mojego doświadczenia, raz w roku to taki zdrowy rytm, żeby na spokojnie zadać sobie kilka prostych pytań:

• Czy profil naszych pracowników wygląda dziś tak samo jak rok temu?
• Czy wynagrodzenia nie „odjechały” od sum ubezpieczenia?
• Czy to, co mamy na papierze, faktycznie odpowiada temu, o czym mówimy ludziom na spotkaniach rekrutacyjnych i w HR?
• Czy składka, którą płacimy, pracuje na maksymalną możliwą ochronę?

Raz do roku to nie jest rewolucja. To raczej„przegląd techniczny” bezpieczeństwa finansowego załogi. Tak jak raz w roku robisz przegląd auta, mimo że „nic się nie dzieje”.

Co się zmienia w firmie i w życiu pracowników – a polisa za tym nie nadąża

Największy mit, z którym się mierzę, brzmi mniej więcej tak:
„Skoro w tamtym roku zawarliśmy dobrą polisę, to za trzy lata też będzie dobra”.

Niestety, tak to nie działa. Firma oddycha – zmienia się zespół, wynagrodzenia, struktura, często też sama strategia zatrudnienia. A polisa… po prostu sobie leży. Co więc dzieje się w trakcie jednego, zwykłego roku?

• Przybywa ludzi z kredytami. W wielu firmach, które obsługuję, widzę to bardzo wyraźnie: rok temu połowa zespołu wynajmowała mieszkania, dziś większość ma już kredyt na 25–30 lat. To zupełnie inna odpowiedzialność i zupełnie inne potrzeby ubezpieczeniowe.
• Pojawiają się dzieci. W zespołach 25–35+ lat w ciągu dwóch lat potrafi się urodzić kilkanaście maluchów. Nagle mamy ludzi, którzy już nie myślą „jak ja się zabezpieczę”, tylko „co się stanie z rodziną, jeśli mnie zabraknie”.
• Rośnie wynagrodzenie, ale suma ubezpieczenia stoi. Zdarza się, że pensje poszły w górę o 20–30%, a kwoty z polisy wyglądają jak sprzed pięciu lat. W razie tragedii rodzina dostaje kwotę, która ma niewiele wspólnego z aktualnym poziomem życia.
• Zmienia się profil firmy. Kiedyś większość pracowników siedziała w biurze, dziś dochodzą kierowcy, montażyści, praca zmianowa, delegacje. Ryzyka są po prostu inne.
• Rozszerzacie benefity. Wchodzi prywatna opieka medyczna, karta sportowa, psycholog online – a polisa grupowa dalej jest ustawiona tak, jakby niczego poza „gołą” sumą na życie nie było.

To wszystko powoduje, że raz na rok warto zadać sobie uczciwie pytanie:„Czy ten produkt, który dziś mamy, dalej pasuje do naszej rzeczywistości?”

Zdarza się, że odpowiedź brzmi: „Tak, tylko trzeba lekko podnieść sumy i doprecyzować kilka rzeczy”. Ale bywa też tak, że przy trzecim czy czwartym roku wychodzi nam:„My płacimy za coś, co bardziej pasowało do firmy sprzed pandemii niż do dzisiejszej”.

Najczęstsze „odkrycia” przy rocznym przeglądzie grupówki

To jest ten moment, który lubię najbardziej i którego jednocześnie najbardziej boją się działy finansowe – bo wychodzą rzeczy, których nikt od dawna nie dotykał. Pozwól, że opowiem Ci, conajczęściej odkrywamy przy takim rocznym audycie.

1. Suma ubezpieczenia „z innej epoki”

Bardzo typowy przypadek: firma w Gliwicach, produkcja, część ludzi pracuje tam po 10–15 lat. Umowa na grupówkę zawarta dawno temu, oczywiście co rok przedłużana. Kiedy siadamy do liczb, okazuje się, że:

• suma na życie to np. 30–40 tys. zł, bo kiedyś „tak się ustawiło”,
• średnie wynagrodzenie na kluczowych stanowiskach jest dziś w okolicach 7–8 tys. brutto,
• większość ludzi ma kredyty hipoteczne lub jest głównym żywicielem rodziny.

Jak to przeliczasz na realne życie, to wychodzi, że rodzina po śmierci pracownika dostałaby świadczenie na poziomie kilku miesięcy pensji. To może pomóc na chwilę, ale nie jest to realna poduszka bezpieczeństwa.

2. Martwe „dodatki”, których nikt nie używa

Często w polisach znajduję świadczenia, które na papierze wyglądają imponująco, ale w praktyce są skrojone tak, że prawie nikt się do nich nie kwalifikuje albo ludzie zwyczajnie z nich nie korzystają, bo…nie wiedzą, że je mają.

Przykład z Katowic: wypłata za pobyt w szpitalu jest całkiem sensowna, ale do tego dochodzi kilka drobnych świadczeń typu „rekonwalescencja” czy „rehabilitacja”, o których nikt w firmie nie słyszał. Składka obejmuje wszystko, ale realna wartość dla pracowników jest znikoma, bo brakuje komunikacji.

3. Rozjechana odpowiedzialność – HR mówi jedno, OWU drugie

Kolejny klasyk: na spotkaniach rekrutacyjnych czy onboardingowych HR przedstawia polisę w bardzo uproszczony sposób, np.:
„W razie poważnej choroby są wysokie wypłaty, a za pobyt w szpitalu jest tyle i tyle dziennie”.

A gdy bierzemy OWU i czytamy drobnym drukiem, okazuje się, że:

• lista poważnych zachorowań jest węższa, niż każdy sobie dopowiadał,
• są karencje, o których nikt głośno nie mówił („ale przecież w pdf-ie było…”),
• przy wypadkach komunikacyjnych czy sportach ekstremalnych są takie gwiazdki, że realnie niewiele osób spełnia warunki.

Roczna analiza pozwalazderzyć narrację HR z rzeczywistym zakresem ochrony. To jest bardzo zdrowe ćwiczenie – zarówno dla działu HR, jak i dla agenta czy brokera.

4. Beneficjenci „sprzed kilku rozdziałów życia”

Przy takich przeglądach regularnie wychodzi coś, co mało kto lubi poruszać: deklaracje przystąpienia i wskazanie uposażonych.

Mam w pamięci konkretną sytuację z firmy z okolic Zabrza. Pracownik rozwiódł się kilka lat wcześniej, ułożył życie na nowo, ale w dokumentach polisy jako uposażona wciąż widniała była żona. On o tym zwyczajnie zapomniał – deklarację podpisywał ładnych parę lat temu, na pierwszej zmianie, między jedną a drugą maszyną.

Dopiero przy rocznym przeglądzie, kiedy prosimy ludzi, żeby zajrzeli w dokumenty, takie rzeczy wychodzą.Gdyby doszło do tragedii, pieniądze trafiłyby nie tam, gdzie dziś powinny.

5. Płatność za „ładne logo”, a nie za realną ochronę

Czasem odkrywamy coś jeszcze: że firma od kilku lat płaci niemałe pieniądze tylko za to, że na dokumencie widnieje znane logo. A pod spodem sumy i zakres niewiele różnią się od tego, co na rynku da się zrobić lepiej i taniej.

Roczny audyt pozwala porównać:

• jakie są faktyczne sumy i składki,
• jak wygląda obsługa i proces wypłat,
• czy konkurencyjne rozwiązania nie dają więcej za te same pieniądze.

To nie znaczy, że zawsze trzeba zmieniać ubezpieczyciela. Czasem wystarczytwardo porozmawiać z obecnym partnerem i odświeżyć warunki.

Jak krok po kroku zrobić sensowny audyt polisy grupowej

Dobra wiadomość jest taka, że roczna analiza polisy grupowej nie musi oznaczać miesięcy pracy i segregatorów na biurku. Da się to zrobićpo ludzku, w kilku logicznych krokach.

Krok 1. Zbierzmy fakty – dokumenty i liczby

Na starcie potrzebne są trzy rzeczy:

• obecna umowa ubezpieczenia i OWU,
• aktualna lista wariantów i składek (to, co faktycznie mają do wyboru ludzie),
• podstawowe dane o firmie: liczba pracowników, struktura, średnie wynagrodzenia na kluczowych stanowiskach, profil ryzyka.

To zwykle jesteśmy w stanie ogarnąć w ramach jednej, sensownie przygotowanej rozmowy – czy to na miejscu, czy online.

Krok 2. Zderzamy to z rzeczywistością firmy

Potem patrzymy, jak to, co jest zapisane w polisie, ma się do tego, jak dziś wygląda Twoja firma. Zadaję wtedy sporo prostych pytań:

• Jak zmieniły się wynagrodzenia w ostatnich 12 miesiącach?
• Ilu mamy ludzi z kredytami, a ilu singli, dla których najważniejsze są np. świadczenia w razie wypadku?
• Czy w ostatnim czasie były wypłaty świadczeń – i jak ludzie ocenili ten proces?
• Czy przychodzą do Was z pytaniami o zmianę wariantu, dopisanie dzieci, partnera itd.?

To nie jest analiza „do szuflady”. Chodzi o to, żeby po kilku konkretnych pytaniach zobaczyć, czy polisa dalej pasuje do realnego życia w firmie.

Krok 3. Analiza luk – co mamy, a czego brakuje

Na tej podstawie robimy prostą mapę:
„mamy → nie mamy → mamy, ale niewystarczająco”.

Najczęściej wychodzi coś w tym stylu:

• mamy przyzwoitą sumę na życie, ale słabsze świadczenia przy poważnych zachorowaniach,
• mamy w miarę okej wypadki i szpital, ale przy zgonie dziecka czy małżonka kwoty są symboliczne,
• mamy sensowną składkę, ale część świadczeń jest tak skomplikowana, że ludzie z nich nie korzystają.

Na tym etapie często powstaje pierwsza lista rekomendacji – co można podnieść, co uprościć, z czego zrezygnować, żeby każda złotówka składki miała realny sens.

Krok 4. Rozmowa z ubezpieczycielem i symulacje wariantów

Dopiero wtedy warto siąść do stołu z ubezpieczycielem. Nie na zasadzie:„Proszę nam dać coś tańszego”, tylko:

• „Chcemy wzmocnić to, to i to, a zrezygnować z tamtego – prosimy o konkretne propozycje”.
• „Chcemy, żeby pracownik mógł łatwo dopłacić do wariantu ‘rodzinnego’, pokażcie, jak to może wyglądać w liczbach”.

W praktyce często kończy się to przygotowaniem 2–3 wariantów, które można potem pokazać zarządowi i pracownikom.

Co dalej po analizie – scenariusze dla szefa, HR i pracowników

Roczny przegląd polisy grupowej nie ma sensu, jeśli kończy się tylko prezentacją z ładnymi slajdami. Kluczowe jest to, co wydarzy siępo audycie. Z mojej praktyki widzę trzy najczęstsze scenariusze.

Scenariusz 1. Zostajemy przy tym, co jest – ale świadomie

Czasem analiza pokazuje, że polisa jest dobrze dobrana, sumy sensowne, składki uczciwe, a ludzie są zadowoleni. Wtedy cały sens polega na tym, żeby:

• zaktualizować komunikację do pracowników,
• odświeżyć instrukcje „co robić w razie zdarzenia”,
• przejść przez listę uposażonych i upewnić się, że wszystko jest aktualne.

Na koniec można uczciwie powiedzieć: „Sprawdziliśmy, wiemy, co mamy, działa – świadomie to utrzymujemy”.

Scenariusz 2. Korygujemy warunki, ale zostajemy z tym samym partnerem

Bardzo częsty wariant. Po analizie okazuje się, że ubezpieczyciel jest w porządku, proces wypłat działa, ale pakiet po prostu nie był dostosowywany do zmian w firmie.

Wtedy cała „rewolucja” polega na tym, że:

• podnosimy kluczowe sumy (np. na życie, na poważne zachorowania),
• czasem dokładamy lepszą ochronę dla rodzin (dzieci, małżonkowie),
• porządkujemy dodatki, z których nikt nie korzysta, żeby nie przepalać składki.

Dla pracowników to często sygnał: „zarząd nie tylko płaci składkę, ale też pilnuje, żeby faktycznie miała sens”.

Scenariusz 3. Zmieniamy rozwiązanie – bo różnica jest zbyt duża

Zdarzają się też sytuacje, gdy po zestawieniu liczb i zakresu z tym, co jest dostępne na rynku, widać, że firma po prostu przepłaca. Albo że za podobne pieniądze może mieć dużo lepszą ochronę.

Wtedy nie ma sensu pudrować starej polisy. Trzeba spokojnie przygotować zmianę:

• dobrze zakomunikować to ludziom,
• dać im czas na decyzje i pytania,
• zadbać o płynne przejście między jednym rozwiązaniem a drugim (bez luk w ochronie).

Z punktu widzenia pracodawcy to często moment, w którymubezpieczenie grupowe przestaje być „kosztem stałym”, a staje się świadomym narzędziem budowania bezpieczeństwa i lojalności.

Jeśli masz poczucie, że u Was w firmie polisa grupowa „po prostu jest” i nikt nie pamięta, kiedy ostatnio ktoś patrzył w OWU, to coroczny przegląd jest naprawdę dobrą inwestycją godziny–dwóch. W zamian dostajesz spokój, że w razie trudnych zdarzeń nie opierasz się na „jakoś to będzie”, tylko na konkretnych liczbach i świadomie dobranym rozwiązaniu.

A ja ze swojej strony mogę w tym procesie przeprowadzić Cię krok po kroku – od zebrania dokumentów, przez analizę, aż po rozmowę z zespołem. Bez marketingowego żargonu, za to z naciskiem na to, żebypolisa grupowa faktycznie pracowała dla Twoich ludzi, a nie tylko ładnie wyglądała w prezentacji benefitów.